Is een plaatsbeschrijving verplicht bij verhuur? En wie betaalt?

Verhuurt u een woning of een appartement, dan duikt de vraag vroeg of laat op: moet er een plaatsbeschrijving zijn, en wie draait daarvoor op? Het antwoord is duidelijker dan veel eigenaars denken. Het Vlaams Woninghuurdecreet legt een plaatsbeschrijving op, bepaalt wanneer ze opgemaakt moet worden en zegt ook wie de rekening draagt. Hieronder zetten we het rustig op een rij, zonder juridisch jargon.

Wat de wet precies vraagt

Artikel 9 van het Vlaams Woninghuurdecreet is helder: bij een huurovereenkomst hoort een omstandige plaatsbeschrijving op tegenspraak. "Omstandig" betekent gedetailleerd — niet "keuken in goede staat", maar ruimte per ruimte, met de toestand van vloeren, muren, ramen, sanitair en toestellen, en met foto's die dat ondersteunen. "Op tegenspraak" wil zeggen dat beide partijen erbij betrokken zijn: verhuurder en huurder, of hun vertegenwoordigers, stellen het document samen op en ondertekenen het allebei. Een verslag dat u alleen opmaakt en achteraf doorstuurt, voldoet daar niet aan.

Wanneer moet ze opgemaakt worden?

Hetzelfde artikel legt ook het moment vast: tijdens de periode dat het pand leegstaat, of in de eerste maand van bewoning. Dat is een korte tijdspanne die in de praktijk snel voorbij is, zeker na de zomerverhuizingen en de start van het academiejaar, wanneer veel contracten tegelijk ingaan. Plan de afspraak dus in zodra de huurovereenkomst rond is. Wij leveren het rapport binnen vijf werkdagen na uw aanvraag, zodat u ruim binnen die periode blijft.

Wie betaalt de plaatsbeschrijving?

Op dit punt is het decreet uitgesproken: de plaatsbeschrijving gebeurt voor gezamenlijke rekening van beide partijen. Schakelt u een deskundige in, dan betaalt elke partij in principe de helft. Een plaatsbeschrijving bij CertifyHomes kost 484 euro incl. btw in totaal, netjes 50/50 verdeeld: 242 euro voor de verhuurder en 242 euro voor de huurder. Die gedeelde kost is meteen ook het eerlijkste vertrekpunt, want een onafhankelijke plaatsbeschrijver werkt voor geen van beide partijen. Wilt u onderling een andere verdeling afspreken, leg dat dan schriftelijk vast en laat u daarover adviseren. Onze tarieven voor de andere keuringen vindt u op de prijzenpagina.

De registratie is uw taak als verhuurder

Artikel 11 legt de registratie bij u. U registreert de huurovereenkomst, en de plaatsbeschrijving hoort daar mee geregistreerd te worden. Dat gebeurt binnen twee maanden na de ondertekening en is gratis voor een pand dat uitsluitend voor bewoning bestemd is. Bent u te laat, dan zijn de kosten die daaruit voortvloeien voor uw rekening. Registreren doet u digitaal via MyMinfin of MyRent. Wij maken het rapport op en bezorgen het aan beide partijen; de registratie zelf voert u uit, of uw verhuurmakelaar doet dat voor u.

Wat er misgaat zonder plaatsbeschrijving

Er lopen dan twee dingen mis. Ten eerste bepaalt artikel 39 dat zonder plaatsbeschrijving een weerlegbaar vermoeden geldt: de huurder wordt geacht het pand te hebben ontvangen in de staat waarin hij het achterlaat. Weerlegbaar betekent dat tegenbewijs mogelijk blijft, met alle middelen — foto's, getuigen, facturen. Maar u staat bewijsrechtelijk zwak, en dat merkt u pas op het moment dat het telt: bij de eindafrekening. De plaatsbeschrijving beslist overigens niet over de huurwaarborg; die komt vrij bij akkoord tussen beide partijen of bij vonnis. Ze legt wel het referentiepunt vast waarmee de eindtoestand vergeleken wordt.

Ten tweede: is de huurovereenkomst niet geregistreerd, dan gelden volgens de artikelen 20 en 21 de opzeggingstermijn en de opzegvergoeding niet voor de huurder. Dat betekent niet dat de huurder van de ene dag op de andere vertrekt — hij moet nog altijd opzeggen, en die opzegging gaat in op de eerste dag van de maand na de kennisgeving. U verliest wel de termijn en de vergoeding waarop u anders had kunnen rekenen.

Alles in één plaatsbezoek

Een plaatsbeschrijving laat zich vlot combineren met de andere zaken die bij verhuur komen kijken. Hebt u ook een EPC nodig voor hetzelfde pand, dan nemen we dat in dezelfde afspraak mee. Verhuurt u een oudere woning, dan is ons artikel over het asbestattest bij verhuur een nuttige aanvulling op dit verhaal. Zo staat uw dossier in één beweging op punt en hoeft niemand een tweede keer vrij te nemen.

Staat er binnenkort een nieuwe huurder klaar? Vraag dan vrijblijvend uw offerte op maat aan. Wij komen langs in West- en Oost-Vlaanderen, leggen de staat van het pand rustig en volledig vast en bezorgen u het rapport binnen vijf werkdagen, zodat u met een gerust hart aan de verhuur begint.